Sarebbe fantastico se le email arrivassero all’istante. Però, non è proprio così. Anzi, spesso le email devono passare attraverso diversi server prima di arrivare a destinazione, e ci sono diversi fattori che causano questi ritardi.

Questo post spiega perché le email di massa potrebbero subire ritardi e come gli sviluppatori dei fornitori di servizi di posta elettronica (ESP) possono risolvere questi problemi.

Cosa causa i ritardi da parte del mittente?

Quando invii email in massa, ci sono alcuni fattori comuni che possono rallentare il processo. Ecco alcuni motivi per cui le tue email potrebbero rimanere in coda:

1. Server di posta lenti o sovraccarichi

I server di posta possono sovraccaricarsi a causa dell’elevato volume di messaggi, del filtraggio dello spam o di altre attività, rallentando l’elaborazione e la consegna delle e-mail. Implementare il bilanciamento del carico – un processo che consiste nel gestire o distribuire il traffico su più server – e ottimizzare le prestazioni dei server può aiutare a risolvere questo problema.

2. Rinvii basati sulla reputazione

A volte, i provider di posta elettronica bloccano temporaneamente l’invio delle tue email se il tuo IP ha qualche problema di reputazione, cosa che può succedere se invii troppe email tutte insieme. Potrebbero rispondere con errori 4xx come “rate limited”. Il tuo sistema proverà a inviare queste email per un massimo di 72 ore, ma se non riescono a passare, verranno scartate. 

Monitorare e gestire la reputazione IP è fondamentale per ridurre al minimo i rinvii.

3. Limiti di connessione e di volume

I provider di posta elettronica e gli Internet Service Provider (ISP) hanno regole rigide sul numero massimo di connessioni e messaggi che accettano contemporaneamente. Se superi questi limiti, le tue email finiscono in coda, in attesa di essere consegnate. Rispettando queste linee guida e gestendo bene la frequenza di invio, puoi evitare che le tue email rimangano bloccate in coda.

4. Ritardi nell'elaborazione pre-invio

Ancor prima di premere “invia”, potrebbero verificarsi qualche intoppo tecnico. Segmenti complessi o liste molto lunghe possono rallentare il processo. Inoltre, se stai inviando una campagna per la prima volta, potrebbe essere sottoposta a controlli aggiuntivi per assicurarsi che sia tutto in regola. Semplificare questi processi può velocizzare le operazioni.

Cosa causa i ritardi da parte del destinatario?

Una volta inviate, le tue email potrebbero comunque incontrare qualche ostacolo prima di arrivare nella casella di posta del destinatario. Ecco una panoramica di ciò che potrebbe causare ritardi nella ricezione:

1. Server dei destinatari lenti o sovraccarichi

Proprio come i tuoi server, anche quelli che ricevono le email possono andare in tilt a causa di un volume eccessivo di posta in arrivo. Quando succede, le tue email potrebbero subire dei ritardi. Sapere questo può aiutarti a gestire le aspettative dei tuoi clienti o utenti nel modo giusto.

2. Casella di posta piena

Se la casella di posta del destinatario è piena, la tua email non verrà recapitata finché non si libererà un po’ di spazio. Questo può succedere più spesso durante i periodi di vacanza, quando le persone non controllano la posta con la stessa frequenza. Seguire delle buone pratiche di gestione dei messaggi respinti può aiutarti a ripulire questi indirizzi e a garantire che le tue email continuino ad arrivare a destinazione.

3. Programmi antivirus e antispam

Questi programmi analizzano le email in arrivo alla ricerca di potenziali minacce, il che può rallentare il sistema, soprattutto se le tue email contengono allegati di grandi dimensioni. Assicurarti che le tue email possano superare facilmente questi filtri può aiutarti a ridurre i ritardi.

4. Cicli di invio/ricezione

Alcuni provider di posta elettronica inviano e ricevono email solo a determinati intervalli, che possono variare da pochi secondi a 15 minuti. Questo può causare ritardi anche nell'invio di email in massa, quindi vale la pena far sapere ai tuoi utenti che potrebbe succedere.

Risoluzione dei problemi relativi ai rinvii basati sulla reputazione

Se le tue e-mail subiscono ritardi a causa di problemi di reputazione, è importante approfondire la questione e capire cosa non funziona. Ecco come risolvere il problema e rimettere in sesto la tua posta elettronica.

Individuare il problema

Le email potrebbero subire ritardi se l'indirizzo IP o il dominio del mittente hanno una reputazione instabile. Questo potrebbe succedere se stai usando un nuovo IP senza storia pregressa o se i tuoi indicatori non sono proprio al top.

Raccolta dei dati

Dai un'occhiata ai log del Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) per capire cosa sta succedendo. Questi log possono spiegarti perché le email vengono rinviate, includendo i codici di errore e le informazioni sugli IP e sui domini coinvolti.

Domande fondamentali da porre

• Vengono rinviate tutte le e-mail o solo alcune?
• Questo ritardo si verifica sempre o solo ogni tanto?
• Stai usando un nuovo indirizzo IP o un nuovo dominio? 
• Il problema riguarda un dominio o un provider specifico?

Passaggi per risolvere i differimenti

• Rodaggio di nuovi indirizzi IP o domini: inizia inviando un numero limitato di email e aumenta gradualmente il volume per costruirti una reputazione positiva.
• Segui le migliori pratiche: mantieni le tue liste pulite e rispetta le linee guida fornite dai provider di posta elettronica.
• Analizza i dati: tieni d’occhio i tassi di reclamo, i picchi di volume e le metriche di coinvolgimento per individuare eventuali tendenze. Elimina regolarmente dalle tue liste le persone che non aprono mai le email né cliccano sui link.

Esempio concreto

Immagina che il tuo ESP funzioni come un orologio da anni, ma all’improvviso i clienti si lamentino di ritardi. Alcune email arrivano all’istante, mentre altre impiegano ore. Questa incongruenza potrebbe essere un segnale che i server di posta dei destinatari stanno limitando i tuoi indirizzi IP o che qualcos’altro sta rallentando il sistema.

Possibili soluzioni

• Notifiche di nuovo tentativo: configura il tuo sistema in modo che invii un avviso se è necessario riprovare a inviare un’e-mail.
• Gestione della memoria tampone: tieni presente che i server di destinazione potrebbero trattenere le e-mail per un po' prima di consegnarle.
• Limitazione della banda: controlla se i tuoi indirizzi IP sono soggetti a limitazioni da parte dei server dei destinatari.

Se il problema persiste, potrebbe essere il momento di aprire una richiesta di assistenza con il tuo provider. Assicurati di includere i log dettagliati, come gli indirizzi email del mittente e del destinatario, i timestamp e gli ID dei messaggi, per aiutarli a individuare il problema.

Capire tutti i dettagli dei ritardi nell’invio di email di massa — dal sovraccarico del server di posta ai problemi di reputazione, fino alle strozzature nei server di ricezione — è fondamentale per gli sviluppatori di ESP. Seguendo le best practice e collaborando a stretto contatto con i provider di posta, puoi migliorare la deliverability delle tue email di massa e garantire che le tue comunicazioni procedano senza intoppi.

Puoi anche contattarci in qualsiasi momento se hai domande o hai bisogno di qualcuno che ti aiuti a capire queste informazioni.

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