Come evitare che le tue email vengano segnalate come spam? È una domanda importante, visto che i filtri antispam vengono aggiornati continuamente. Anche i client di posta elettronica si stanno evolvendo. Soprattutto ora che Gmail classifica le email promozionali in una categoria a parte.
Scopriamo insieme le migliori pratiche. Per superare quei filtri antispam e ridurre il numero di segnalazioni come spam da parte dei destinatari.
SPAM: definizione e segnalazione
Lo spam è una comunicazione elettronica non richiesta, per lo più tramite e-mail. Puoi pensarlo come un’e-mail indesiderata o posta indesiderata. In genere si tratta dell’invio di grandi quantità di messaggi a scopo pubblicitario.
Lo spam è una comunicazione non richiesta e indesiderata. Ci sono due modi per riconoscere un’e-mail indesiderata:
- La classificazione come spam avviene in modo automatico tramite i filtri antispam dei server di ricezione delle e-mail (Gmail, Yahoo...) e dei client di posta elettronica (Mail, Thunderbird, Outlook...).
- La segnalazione come spam avviene manualmente da parte del destinatario cliccando sul pulsante "segnala come spam". Questa segnalazione viene poi inoltrata ai server di ricezione, ai client di posta elettronica e, a volte, anche ai router che si occupano dell'invio. Le segnalazioni dei destinatari alimentano e migliorano i filtri antispam.
Parte 1: Come superare i filtri antispam
Filtri antispam
I sistemi antispam valutano ogni email in base a una serie di criteri, dai quali calcolano un punteggio. Se questo punteggio è troppo alto, la tua email verrà contrassegnata come spam. L'obiettivo è quello di sembrare il meno possibile spam dal punto di vista dei filtri. Ecco le pratiche fondamentali che ti permetteranno di evitare che le tue email vengano contrassegnate come spam.
1. Il nome del mittente e l'oggetto della tua email
La coppia “mittente-oggetto” è la prima cosa che i tuoi destinatari vedono nella tua email. Il tasso di apertura delle email dipende dalla fiducia che ripongono nel mittente e dall’interesse che nutrono per l’oggetto. Ecco perché i filtri antispam prestano particolare attenzione a questi due aspetti:
- Usa sempre lo stesso nome del mittente in ogni email per sfruttare la fiducia che ti sei guadagnato con i tuoi destinatari. Gli spammer tendono a cambiarlo per ingannare i loro destinatari. Quindi sii coerente ma anche autentico, usando il nome della tua azienda, del tuo marchio o di una persona.
- Per quanto riguarda l’oggetto delle tue email, evita parole associate allo spam come: gratis, offerta, promo, urgente, 50%, vinci, $, prezzo... Non scrivere l’oggetto tutto in maiuscolo. Non usare i punti esclamativi in modo ripetitivo. Infine, scrivi l’oggetto in modo che la gente abbia voglia di aprirlo. Ma fai attenzione a non allontanarti troppo dall’argomento del contenuto dell’email.
2. Il contenuto della tua e-mail
Indica il tuo indirizzo fisico in modo che il filtro antispam possa verificare la tua autenticità. Si tratta di una pratica ormai obbligatoria in molti paesi ed è un modo per dimostrare la tua affidabilità.
Abbandona subito l'idea di usare un'unica immagine di grandi dimensioni per il contenuto della tua email. I filtri antispam non riescono a leggere le immagini. Pensano che tu sia uno spammer che sta cercando di aggirarli. Invece di progettare la tua email su Photoshop, usa l'editor del tuo programma di posta. È stato progettato appositamente per questo scopo.
Il rapporto tra immagini e testo è un fattore importante per valutare la tua email. Quindi non usare troppe immagini nel contenuto della tua email. Ricorda che molti client di posta (soprattutto quelli professionali) non visualizzano le immagini per impostazione predefinita. Infine, assicurati di inserire un testo alternativo per tutte le tue immagini.
Sii sobrio nella formattazione della tua email. I filtri antispam non gradiscono un uso eccessivo di colori, né l'uso smodato di grassetto, corsivo, sottolineature, ecc.
Evita di usare oggetti o frasi che vengono subito associati allo spam. Il servizio SpamAssassin consiglia di evitare argomenti legati a: una scoperta incredibile, un rimborso garantito, un’emergenza, un sacco di soldi... Insomma, evita tutte le promesse che sembrano troppo belle per essere vere.
Non allegare mai file a un'e-mail di massa. È una pratica che i filtri antispam vedono davvero di cattivo occhio.
3. Il link per annullare l'iscrizione.
Un'e-mail che non contiene un link per annullare l'iscrizione viene considerata sospetta dai filtri antispam. È obbligatorio. Non provare a nasconderlo, anzi, rendilo ben visibile (sì, proprio così). È meno grave perdere qualche iscritto piuttosto che vedere la maggior parte di loro ricevere la tua e-mail nella cartella dello spam.
4. Il codice della tua email (per i più esperti)
Usa un codice HTML di qualità. È molto importante che i server di ricezione e i client di posta elettronica riescano a leggere correttamente la tua email. È fondamentale rispettare gli standard HTML per le email. Per questo, non esitare ad affidarti ai modelli proposti dagli strumenti di gestione delle email.
Non usare codice HTML importato da Microsoft Word nelle tue e-mail. Questo codice non è affatto adatto ai client di posta elettronica.
Non inserire video Flash o codice JavaScript nel testo della tua email.
Non trascurare la versione testuale della tua email. È proprio questa che vedranno i destinatari se il loro client di posta non supporta la visualizzazione della versione HTML. Mantieni un alto livello di corrispondenza tra le due versioni.
5. Reputazione dell’indirizzo IP e del dominio mittente
Quando i reclami relativi allo spam vengono inviati ai server dei provider di servizi Internet (Orange...) e dei servizi di posta web (Outlook, Gmail...), questi li condividono tra loro. Questi reclami alimentano le blacklist di domini e indirizzi IP ormai considerati spammer. Il tuo obiettivo è evitare che il tuo dominio e il tuo indirizzo IP di invio finiscano in blacklist.
Fai attenzione quando scegli il dominio di invio. Controlla che non sia nella lista nera. Fai lo stesso con il tuo indirizzo IP di invio. L'indirizzo IP di invio sarà quasi sempre quello della tua piattaforma di posta elettronica.
“Se invii una campagna che genera un alto tasso di segnalazioni come SPAM, i nostri indirizzi IP potrebbero finire nella lista nera dei server di destinazione (Hotmail, Gmail...). Questo impedisce ai nostri clienti di inviare messaggi agli indirizzi dell’operatore in questione.”
Le soluzioni professionali per l'instradamento delle email, come Cakemail, monitorano a monte e agiscono a valle. In questo modo garantiscono una buona reputazione a tutti i propri indirizzi IP.
"Prestiamo molta attenzione alla reputazione dei nostri indirizzi IP. Informiamo i nostri clienti sulle difficoltà legate alla posta elettronica. Inoltre, monitoriamo attivamente le statistiche di invio dei nostri clienti per individuare eventuali comportamenti sospetti. Quando uno dei nostri indirizzi IP viene inserito in una lista nera, collaboriamo con il server di posta elettronica coinvolto per risolvere la situazione.”
La scelta della soluzione di email marketing è davvero importante. Scegli una delle aziende di email marketing più affidabili.
Parte 2: Come evitare che i tuoi destinatari ti segnalino come spam
Segnala come spam
Come evitare che i tuoi destinatari clicchino sul pulsante "Segnala come spam"? Ecco 4 principi fondamentali che dovresti applicare nella tua strategia di email marketing.
1. Chiedi sempre il consenso dei destinatari prima di inviare loro un’e-mail.
Se devi ricordare solo una cosa di questo articolo, ricorda questo: non inviare mai una campagna via e-mail a qualcuno che non abbia dato il proprio consenso esplicito a riceverla.
Una vendita o una registrazione sul tuo sito non significa che qualcuno abbia acconsentito a ricevere email promozionali. Non inviare email promozionali ai tuoi clienti (o utenti) che non hanno dato il loro consenso esplicito. Crea una mailing list specifica (evita di inviare email a tutta la tua base clienti). Al momento dell’iscrizione, metti in evidenza i vantaggi che i tuoi clienti potrebbero ricevere (codici sconto, white paper gratuiti, ecc.).
Il fatto che qualcuno ti abbia lasciato un biglietto da visita a una fiera o a una conferenza non significa che abbia acconsentito a ricevere email promozionali. Contatta i tuoi potenziali clienti uno per uno, invitandoli a iscriversi alla tua newsletter.
Scorda l'idea di comprare o noleggiare database di indirizzi e-mail. Il più delle volte questi database contengono indirizzi inutilizzati o cancellati. Si tratta di una pratica vietata. Non sprecare il tuo budget comprando database di indirizzi e-mail i cui destinatari non hanno mai acconsentito a ricevere le tue e-mail.
Non vendere né affittare il tuo database di indirizzi e-mail, soprattutto se intendi utilizzarlo per far crescere la tua attività. Con questo metodo perderai parte dei tuoi destinatari. È un problema ben più grave del modesto guadagno che potresti ricavarne!
2. Mantieni in ordine le tue liste di destinatari
Adotta sistematicamente la procedura di double opt-in. Ogni nuovo iscritto deve confermare la propria iscrizione cliccando sul link contenuto nel messaggio che riceve. Anche se questa pratica comporta un passaggio in più per l’iscritto, ti permette di creare una mailing list altamente qualificata, composta da titolari di indirizzi e-mail verificati. In questo modo, si riduce la probabilità che le tue e-mail vengano classificate come spam. Gli iscritti hanno dimostrato il loro interesse completando l’intero processo.
Pulisci regolarmente le tue mailing list. Elimina gli indirizzi e-mail da cui ricevi segnalazioni di spam. Lo stesso vale per le notifiche di “hard bounce”, che indicano che l’indirizzo non esiste più. Valuta la possibilità di cancellare manualmente i destinatari non appena ne fanno richiesta.
Crea diverse mailing list utilizzando i dati che hai sui tuoi destinatari (sesso, età, interessi, acquisti...). Questo ti permetterà di rivolgerti in modo più mirato ai tuoi destinatari, che apprezzeranno ricevere email personalizzate. Saranno meno propensi a segnalare le tue email come spam.
3. Gestisci la frequenza dei tuoi messaggi con rispetto
Adatta la frequenza dei tuoi invii in base al profilo dei tuoi iscritti. In questo modo riduci il rischio di essere considerati spam. Indica già al momento della registrazione con quale frequenza invierai le email e cosa possono aspettarsi dalla tua newsletter. Proponi diverse opzioni di frequenza di ricezione al momento della registrazione o nel modulo di cancellazione.
Non lasciare che passi troppo tempo tra il momento in cui raccogli un indirizzo e-mail e quello in cui invii il tuo primo messaggio. Non rischiare che i tuoi iscritti ti segnalino come spam solo perché si sono semplicemente dimenticati di te.
4. Evidenzia il link per annullare l'iscrizione
Sì, hai letto bene. Insisterò persino affinché il link per annullare l’iscrizione sia in cima alla tua email. Se i tuoi iscritti non vogliono più ricevere le tue email, cercheranno il modo più semplice per annullare l’iscrizione. Se per loro è più facile cliccare sul pulsante “segnala come spam” piuttosto che sul link per annullare l’iscrizione, lo faranno. Anche se in realtà non considerano la tua email come spam.
E così si chiude il cerchio della segnalazione dello spam
Sappiamo che alcuni di voi saranno riluttanti a mettere in pratica questi consigli. Ricorda: quando un destinatario segnala la tua email come indesiderata, lo comunica al suo client di posta e al suo server di ricezione. Il filtraggio manuale alimenta i sistemi di filtraggio automatico. Se molti dei tuoi destinatari lo fanno, il tuo dominio potrebbe finire nella lista nera.
La paura di perderti delle opportunità a breve termine non dovrebbe farti perdere di vista questo fatto importante: è molto più importante mantenere una buona reputazione sul web.
Il consenso dei tuoi destinatari, liste aggiornate e una frequenza di invio rispettosa sono le chiavi del successo della tua strategia di email marketing. Agisci subito per evitare di finire di nuovo nella cartella dello spam.
Curiosità: lo sapevi che la parola “spam” deriva dal nome di una marca di carne in scatola precotta? L’associazione con la parola “spam” è stata resa popolare dai fan dei Monty Python, che alla fine degli anni ’90 hanno parodiato una pubblicità di quel marchio.
