Se la legge antispam canadese ti lascia un po’ perplesso, non sei il solo. Questa guida è stata pensata per aiutarti a capire facilmente quali modifiche (se ce ne sono) devi apportare per rispettare questa nuova normativa. È scritta in modo conciso e in un linguaggio semplice, ma ti fornisce comunque tutte le informazioni necessarie per assicurarti di rimanere in regola.

Ci sono voluti quasi dieci anni perché la CASL arrivasse al punto in cui si trova oggi. Non è mai stata pensata per ostacolare le attività commerciali in Canada.

Questa normativa riguarda tutti gli aspetti della comunicazione digitale, compresi i social media, i cellulari e le e-mail, con un approccio “tecnologicamente neutrale”. In sostanza, la CASL è semplicemente un modo per i canadesi (e per chi fa marketing in Canada) di promuovere il commercio elettronico riducendo al contempo la quantità di spam, spyware/malware, phishing e furti d’identità.

La CASL si applica anche a me?

Questa è la prima domanda a cui devi rispondere tu stesso e la risposta breve è:
La CASL si applica a chiunque si trovi in Canada e a chiunque invii messaggi elettronici commerciali (CEM) ai canadesi.

Se possiedi o gestisci un’attività in Canada, oppure se nella tua lista ci sono indirizzi e-mail che terminano con “.ca”, è molto probabile che la CASL si applichi al tuo caso. Se possiedi o gestisci un’attività al di fuori del Canada e i destinatari della tua lista NON si trovano in Canada, la CASL non si applica. Tuttavia, devi comunque rispettare le norme e i regolamenti dello Stato straniero in cui vivi.

Se non sei sicuro che i destinatari della tua lista vivano in Canada, sta a te verificarlo.

Il Paese di origine dei tuoi destinatari è un’informazione preziosa e ora potrebbe aiutarti a garantire il rispetto di questa nuova legge. Se non ne disponi, assicurati di lanciare una campagna per ottenerla. La geolocalizzazione tramite indirizzo IP è un altro strumento utile, ma non fare affidamento solo su questo: potrebbe non essere sempre affidabile, dato che le persone potrebbero trovarsi in viaggio verso il Canada.

Cos'è un “CEM”?

Secondo la definizione della CRTC*, un CEM è qualsiasi messaggio elettronico che “incoraggia la partecipazione a un’attività commerciale”, indipendentemente dal fatto che ci sia o meno un’aspettativa di profitto.

Quali sono i requisiti previsti dalla CASL?

Consenso

Se invii messaggi elettronici commerciali (CEM) a chiunque in Canada, devi assicurarti di avere il consenso per farlo (sia “esplicito” che “implicito”).

Identificazione

Il mittente deve essere chiaramente identificato e indicare un indirizzo postale valido, che deve rimanere valido per almeno 60 giorni dopo l'invio del messaggio.

Disiscrizione

Devi includere un meccanismo di cancellazione funzionante che permetta al destinatario (senza alcun costo) di cancellarsi dalla lista, e questo meccanismo deve rimanere attivo per almeno 60 giorni dopo l’invio del messaggio. La richiesta di cancellazione deve essere elaborata senza indugio ed entro 10 giorni lavorativi. Al destinatario non deve essere richiesto di fornire alcuna informazione oltre al proprio indirizzo e-mail.

*Commissione canadese per la radiotelevisione e le telecomunicazioni

Consenso

Cos’è il consenso “esplicito”?

Affinché il consenso sia considerato “esplicito”, la persona deve compiere un’azione attiva per iscriversi volontariamente alla tua lista.

Devi chiederti: il destinatario ha detto “Sì” per ricevere il mio CEM?

CONSENSO = AUTORIZZAZIONE

Cos’è il consenso “implicito”?

Si parla di consenso “implicito” quando c’è già un rapporto, ma il destinatario viene aggiunto alla tua lista senza che tu faccia nulla per confermarlo.

Nota: anche un messaggio inviato per richiedere il consenso (come un’e-mail di conferma) è considerato una CEM e deve quindi rispettare tutti i requisiti della CASL. La maggior parte dei mittenti dovrà ottenere il consenso “implicito” (ad esempio tramite un acquisto o in occasione di una fiera) prima di inviare l’e-mail di conferma.

Come posso dimostrare il consenso?

Esempio 1 – Consenso esplicito

Qualcuno compila un modulo sul tuo sito web con l'intenzione di iscriversi alla tua mailing list. Viene inviata un'e-mail di conferma che richiede al destinatario di cliccare su un link per confermare che desidera iscriversi alla mailing list. Quando clicca sul link, la data, l'ora e l'indirizzo IP vengono registrati comesegue:

Nome : Kevin Huxham
Email : kevin@mydummyaccount.com
Data e ora di registrazione : 21/04/2013 21:16:58.090 EST
IP : 67.123.234.123
Host : mx3.mydummyaccount.com

Nota: le informazioni riportate sopra in grassetto vengono registrate di default per ogni lista con opt-in confermato su Cakemail e possono essere fornite su richiesta.

Il modulo potrebbe anche essere impostato in modo da richiedere:

Indirizzo: 4020, St. Ambroise, n. 301
Città: Montreal
Provincia/Stato: Quebec
Paese: Canada
Codice postale: H4C 2C7
Telefono: 555-555-5555

Esempio 2 – Consenso esplicito

Una persona ti dà il suo biglietto da visita a una fiera con l’intenzione di essere inserita nella tua lista. Il problema è che devi poter dimostrare di non averlo raccolto dal pavimento del bagno degli uomini. L’ideale sarebbe inviare un’e-mail di conferma durante (o subito dopo) l’evento per chiedere conferma (in modo da poter registrare le informazioni di cui sopra). Il consenso “esplicito” potrebbe essere dimostrato se facessi firmare al destinatario il proprio consenso all’inserimento nella tua lista sul retro del biglietto da visita. A quel punto dovresti conservare il biglietto come prova.

Esempio 3 – Consenso esplicito

Una persona ti fornisce il proprio indirizzo e-mail al telefono con l'intenzione di essere inserita nella tua lista. Si applica la stessa procedura di invio di un'e-mail di conferma, ma il consenso “esplicito” potrebbe essere dimostrato SE avessi registrato la conversazione con ciascun destinatario.

Esempio 4 – Esplicito/Implicito

Il destinatario fornisce il proprio indirizzo e-mail al mittente al momento del pagamento, dopo aver effettuato un acquisto online. SE questo è accompagnato da una dichiarazione chiara che richiede un’azione affermativa (ad esempio, chiedendo al destinatario di spuntare una casella vuota con la dicitura “Sì, iscrivimi alla tua newsletter”), si tratterebbe di un consenso “esplicito” ai sensi della CASL. IN CASO CONTRARIO, rientrerebbe nella categoria del consenso “implicito” e darebbe al mittente un periodo di 24 mesi per inviare CEM e/o ottenere il consenso “esplicito”, a condizione che conservi la ricevuta d’acquisto e possa dimostrare l’esistenza di un rapporto commerciale.

Nota: il consenso “esplicito” non scade mai, a meno che il destinatario non chieda di essere rimosso.

Esempio 5 – Consenso implicito

Se qualcuno manifesta interesse per la tua attività nell’ambito del processo di vendita o inserisce il proprio indirizzo e-mail sul tuo sito web per scaricare materiale informativo (come questo white paper), va consideratoun “potenziale cliente”e si ritiene che abbia dato il consenso “implicito” a ricevere comunicazioni di marketing via e-mail (CEM) solo per un periodo di 6 mesi.

Esempio 6 – Consenso implicito

Il destinatario viene aggiunto automaticamente oppure deve deselezionare una casella per rinunciare durante la procedura di checkout. Questo metodo non è considerato un consenso “esplicito” ai sensi della CASL e in genere genera un grande volume di email contrassegnate come spam, il che influisce negativamente sulla tua reputazione come mittente e, di conseguenza, sulla consegna dei tuoi messaggi.

Esempio 7 – Affiliato di terze parti sconosciuto

Le liste di affiliazione nascono quando un’azienda condivide un indirizzo e-mail (o una lista di indirizzi) con un’altra. Se una persona si iscrive per ricevere e-mail dall’Azienda A, dovrebbe ricevere e-mail solo dall’Azienda A (a meno che non sia specificato diversamente durante la procedura di iscrizione). Se invece riceve e-mail anche dall’Azienda B, C e D, è più probabile che si lamenti.

Ai sensi della CASL, l’Azienda A deve indicare chiaramente al destinatario che sta acconsentendo all’iscrizione a queste “liste di terze parti sconosciute” e tutte le parti sono responsabili della gestione di tale consenso. Se un destinatario non desidera più ricevere e-mail dall’Azienda B, spetta all’Azienda A informare e revocare il consenso alle Aziende C e D entro 10 giorni lavorativi.

Cosa devo fare per rispettare la CASL?

LA CASL SI APPLICA AL TUO CASO?

• Verifica di tutte le comunicazioni online (newsletter, messaggi transazionali, SMS/MMS, social media): rientrano nell’ambito di applicazione della CASL?
• Le email che invii vengono consultate in Canada?

CREA UNO O PIÙ TEAM DI CONFORMITÀ E PREPARAZIONE

• Scopri tutto quello che c'è da sapere sulla CASL
• Promuovi la formazione e la sensibilizzazione all’interno dell’azienda (dallo stagista all’amministratore delegato)
• Aggiorna i documenti necessari (Informativa sulla privacy, Moduli di registrazione, Termini e condizioni)
• Assicurati che i contratti e i processi attuali e futuri siano conformi
• Crea una roadmap e avvia il processo di aggiornamento

VALUTA GLI ATTUALI LIVELLI DI CONSENSO

• Hai il consenso “esplicito” o “implicito” per ogni contatto?
• Onere della prova: assicurati di poter dimostrare il consenso
• Identifica le fonti di input (punti vendita, call center, social web, eventi, registrazioni di terze parti…)
• Sfrutta il periodo di transizione di 3 anni per ottenere il consenso “Express” da tutti i tuoi contatti

ANALISI DEI CONTENUTI

• Identificati chiaramente indicando un indirizzo postale valido
• Inserisci un’opzione per annullare l’iscrizione in ogni CEM

GESTISCI LA TUA RUBRICA

• Individua le lacune nei dati dell'elenco: data del consenso, livello di consenso, IP/host di origine, stato attuale
• Crea un database centralizzato e mantieni tutto in ordine
• Essere in grado di gestire tutte le richieste di cancellazione e agire di conseguenza

RESPONSABILITÀ

• Rivedi i contratti di terza parte
• Inserisci la responsabilità civile per fatto altrui in tutti i contratti di lavoro, adotta politiche di conformità e sanzioni per i dipendenti che non le rispettano
• Dovresti stipulare un'assicurazione?
• Chiedi una consulenza legale – Scegli un avvocato che rispetti e conosca bene la CASL

Sanzioni e applicazione delle norme

L'applicazione della CASL è di competenza principalmente della Commissione canadese per la radiotelevisione e le telecomunicazioni (CRTC) e le sanzioni previste sono leseguenti:

Nota : Il 1° luglio 2017 è entrata in vigore una norma sul diritto di azione individuale che permette a chiunque di intentare azioni collettive contro i mittenti che non rispettano la CASL.

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